طوفان کاترینا. طوفان ریتا طوفان ویلما همین چند ماه پیش، این طوفان ها زندگی میلیون ها نفر را تغییر داد. حتی اگر در مناطقی که تحت تاثیر آن طوفانها قرار گرفتهاند کار نکردهاید، ممکن است محصولات را به شرکتهایی در منطقه خلیج فارس ارسال کرده یا از آنها محصول دریافت کردهاید. فکر می کنید تحت تأثیر این بلایای طبیعی قرار نگرفتید؟
اکنون، آن فکر را هزار بار ضرب کنید و میدانید که چرا در صورت مواجهه با بحران مشابه در شهر خود، لازم است یک طرح فاجعه آماده اجرا داشته باشید.
چگونه می توانید برای یک بحران یا فاجعه برنامه ریزی کنید، در حالی که آنها معمولاً به طور غیرمنتظره اتفاق می افتند؟ پیش بینی چیزی که تجربه نکرده اید چقدر آسان است؟ این دو دلیل است که مالکان و مدیران ممکن است در مواجهه با برنامه ریزی برای یک بحران احساس فلج کنند. حتی تصور اینکه چه کاری باید انجام دهید یا روی کاغذ بیاورید ممکن است برای برخی احساس غریبگی کند، بنابراین به تعویق انداختن آن برای یک روز دیگر آسان تر است.
برنامه ریزی اضطراری
اما بیایید به شکل دیگری به آن نگاه کنیم، احتمالاً در قطعات کوچکتر، تا بتوانید احتمالات را در دست بگیرید. یکی از اولین کارهایی که باید انجام دهید این است که این کار را به یک نفر محول کنید - ممکن است شما یا شخص دیگری باشید - و یک تیم کوچک برای حمایت از تلاش تشکیل دهید. یک رهبر این فرآیند را کارآمدتر و مؤثرتر خواهد کرد.
بنابراین، اولین کاری که می توانید برای برنامه ریزی برای یک بحران انجام دهید چیست؟ یک لیست تهیه کنید. یک لیست ساده از "چه می شود اگر" یک مکان عالی برای شروع است. به قانون مورفی فکر کنید: "اگر مشکلی پیش بیاید، اتفاق می افتد." مهم نیست که چقدر عجیب به نظر می رسد، همه چیزهایی را که می تواند در کسب و کار شما کاربرد داشته باشد را یادداشت کنید - از بلایای زیست محیطی مانند زلزله، سیل یا طوفان گرفته تا فراخوان محصول. این فهرست باید هر چیزی را که می تواند منجر به وقفه در چرخه تجاری عادی شما شود را پوشش دهد.
آیا فکر می کنید که پردازنده های جنوب فلوریدا برای طوفان های متعدد در سال 2005 برنامه ریزی کرده اند؟ وقتی الان با بعضی از مردم آنجا صحبت میکنم، حتی نمیتوانند نام طوفانها را مشخص کنند یا اینکه کدام یک در چه مرحلهای از آسیب بوده است. من شرط می بندم که اکثر شرکت ها در جنوب فلوریدا در حال حاضر یک طرح طوفان-فاجعه دارند که شامل مواردی مانند منابع انرژی جایگزین، برنامه های انحراف محصول و لیست های ارتباطی (هم برای مشتریان و هم برای پرسنل شرکت) است.
طرح بازیابی کسب و کار
هنگامی که فهرستی از «چه میشد» را تهیه کردید، نگاهی به اطراف بیندازید تا خدمات و عملکردهای حیاتی کسبوکارتان را تجزیه و تحلیل کنید - خدماتی که درها را باز نگه میدارند. برخی از مواردی که به ذهن خطور می کند عبارتند از: کارمندان، جریان نقدی، تجهیزات مورد نیاز برای کار، تلفن و رایانه و خدمات رسانی به مشتریان. اینها عملکردهای حیاتی هستند که برای راه اندازی و اجرا در اسرع وقت پس از یک فاجعه بسیار مهم هستند.
در مرحله بعد، این فهرست جدید را انتخاب کنید و موارد را به سه یا چهار دسته اصلی که حاوی همه چیزهای مشابه هستند، مانند "مالی"، "ارتباطات"، "عملیات" و "مردم" دسته بندی کنید. اکنون، می توانید ببینید که طرح شما چگونه به نظر می رسد - ترجیحاً قبل از شروع یک بحران بدون هشدار. شما می توانید یک نفر را به عنوان مسئول هر دسته اصلی شناسایی کنید و از "تیم" بخواهید که مدتی را برای تحقیق و نوشتن برنامه ای برای مدیریت دسته خود در طول یک بحران اختصاص دهد.
فاز اول این طرح به فاجعه اضطراری می پردازد. این یک راهنمای کاربر برای نحوه حفظ یک سازمان در هنگام فاجعه فوری است. برای اینکه یک برنامه مفید باشد، باید قبل از ایجاد وقفه ایجاد شود. مرحله بعدی یک طرح، "بازیابی"، برای حفظ منابع مالی، ارائه خدمات و خدمت به مشتریان برای ادامه فعالیت تجاری پس از پایان فاجعه طراحی شده است. مرحله نهایی "تداوم کسب و کار" باید برنامه ریزی شود تا به نقطه ای که شرکت قبل از فاجعه در آن کار می کرد بازگردد.
طرح سازمانی
چندین زمینه که نیاز به برنامه ریزی عمیق تری دارند شامل ذخیره سازی اطلاعات مانند کارمندان، بیمه و سوابق مالی است. سخت افزار، نرم افزار و داده های کامپیوتر؛ و نقشه سایت ساختمان و مشخصات ابزار. این داده های مهم را طوری سازماندهی کنید که چندین نسخه وجود داشته باشد و در صورت تخریب دفتر اصلی، مجموعه ای در یک مکان جایگزین ذخیره شود.
یک مرحله حتی گسترده تر از برنامه ریزی شامل تجزیه و تحلیل ریسک و تجزیه و تحلیل تاثیر تجاری است. این طرح ها تخصصی هستند و می توانند شرکت شما را برای جلوگیری از ضررهای مالی فلج کننده آماده کنند. وبسایتهای زیادی وجود دارند که ابزارهای برنامهریزی قوی برای کمک به تمام مراحل این فرآیند برنامهریزی در دسترس دارند، اما موارد زیر سایتهای خوبی برای شروع هستند:
•صلیب سرخ آمریکا اطلاعات خوبی برای مشاغل در www.redcross.org دارد.
• مؤسسه ایمنی مشاغل و خانه ابزارهای برنامه ریزی را در وب سایت خود به آدرس www.ibhs.org/business_protection فراهم می کند.
•مراکز کنترل و پیشگیری از بیماری فهرست جامعی از وب سایت های مهم در www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/ دارد.
•دولت فدرال یک سایت برای آمادگی در www.ready.gov دارد.
تقسیم کار برنامه ریزی به قطعات کوچک و سازماندهی یک تیم برای کار بر روی برنامه، این روند را راحت تر می کند. صلیب سرخ آمریکا گزارش می دهد که حدود 40 درصد از مشاغل کوچک پس از فاجعه ای مانند سیل، گردباد یا زلزله بازگشایی نمی شوند. اجازه ندهید که کسب و کارتان آسیب ببیند، زیرا زمانی برای تنظیم یک برنامه نداشتید.
EGA یک شرکت مشاوره متخصص در کمک به صنعت تولید با آماده سازی ممیزی ایمنی مواد غذایی شخص ثالث، توسعه محصول تازه، تحقیقات بازار، استراتژی های بازاریابی و برنامه های تبلیغاتی است. برای اطلاعات بیشتر، با (616) 784-2728 تماس بگیرید یا به www.edithgarrett.com مراجعه کنید.